Fiziksel ortamlarda buluşmanın, bir araya gelmenin mümkün olamadığı ya da kısmen mümkün olduğu durumlarda Hibrit & Sanal Etkinlik Organizasyonu güzel bir çözüm olabilir. Planladığınız etkinlik tek başına bir webinar ya da bir webinar dizisi, bir lansman, bir konferans dizisi, toplantılar dizisi olabilir.
Hibrit & Sanal Etkinlik Organizasyonu ikili görüşmeler programları, B2B görüşmeler, eşleştirme, randevulaşma, online görüşme gibi işlevleri olabilir.
Sizin ihtiyacınız nedir? Size nasıl yardımcı olabiliriz? Gelin birlikte düşünelim?
1- Stratejik Planlama
- Nasıl bir etkinlik planlıyoruz?
- Hibrit & Sanal Etkinlik Organizasyonu ama nasıl?
- Amacımız nedir?
- Kaç kişiye ulaşacağız?
- Kim kime ne anlatacak?
- Kim kiminle nasıl görüşecek?
- Ne zaman başlamalıyız?
- Kim neyi ne zaman yaparsa başarılı oluruz?
- Başarı Kriterlerimiz nedir?
2- Bütçe
- Ne tür giderlerle karşı karşıyayız?
- Hangi giderler mecburidir?
- Hangi giderler işi renklendirip güzelleştirir?
- Platform giderleri
- İnsan Kaynağı Giderleri
- Pazarlama giderleri
- Satış giderleri
- Operasyon giderleri
- Karlılık amacımız var mı?
3- Hedef Kitlemiz?
- Hedef kitlemiz kimdir?
- Kaç hedef kitlemiz var?
- Kaç kişilik topluluklarımız var?
- Herkez tek oturumda mı?
- Farklı oturumlarda mı?
- Kim kiminle nasıl buluşacak?
- Kim kiminle nasıl sohbet edecek?
4 -Hedef Konuşmacılar
- Kimler konuşacak?
- Ne hakkında konuşacaklar?
- Nasıl bir program olmalı?
- Sunumlar olacak mı?
- Sahneede kaç kişi olacak?
- Panel mi? Konferans mı? Açık oturum mu?
5 – Zaman
- Hibrit & Sanal Etkinlik Organizasyonu ne zaman düzenlenmeli?
- İdeal saatler ve günler hangileridir?
- Yılın hangi mevsimi?
- Zaman seçimimizi ne etkiler?
6- Süre
- Etkinliğimi ne kadar sürebilir?
- İdeal süre nedir?
- Uzun olacaksa, nasıl bölmeli?
7- Platform
- Hangi platformda düzenlemeliyiz?
- Zoom
- Teems
- Deel Room Events
- Vedubox
- Başka seçenler?
8 – Format
- 2 Boyutlu teknolojiler ve platformlar
- 2,5 Boyutlu teknolojiler ve platformlar
- 3 Boyutlu teknolojiler ve platformlar
- Online e- ticaret sitelerinde etkinlik formatları
9- Davet
- Nasıl bir davet çalışması yapacağız?
- Kim yapacak?
- Ne göndereceğiz?
- Hangi araçlarla davet edeceğiz?
10- Etkinlik Katılımcı Kaydı
- Girişte nasıl bir kayıt sistemi olmalı?
- Kaç soru sorulmalı? Hangi sorular sorulmalı?
- Sponsor Şirket Kaydı
- Delege kaydı
- Katılımcı kaydı
- Ziyaretçi kaydı
- Dinleyici kaydı
- Konuşmacı kaydı
11- Anket
- Etkinliğe katılanlara ne sorabiliriz?
- Ne sormalıyız?
- Hangi anket platformu
- Cevapları nasıl değerlendiriyor, nasıl raporluyoruz?
12- Webinar Yönetimi
- Webinar günü platformu kim yönetiyor?
- Hangi güvenlik ayarları yapılıyor?
- Katılımcı / dinleyici katılımını kim düzenliyor
- Admin?
- Moderatör?
- Sunucu?
- Tercüman?
13- Toplantı Kaydı
- Toplantı kaydı nereye yapılıyor?
- Kim yapıyor?
- Kim indiriyor?
- Kim derliyor?
14- Eşleştirme
- Kim kimi görebiliyor?
- Hangi kriterlerle göre arayabiliyor?
- Kişilerin profilleri
- Şirketlerin profilleri
- Süzme imkanları
15- Randevulaşma
- Kim kimden randevu isteyebiliyor?
- Randevular nasıl planlanıyor?
- Nasıl onaylanıyor?
- Nasıl Takvime işleniyor?
16- Etkinlik Zamanı
- Buluşmalar nasıl gerçekleşiyor?
- Toplantılara nasıl katılım sağlanıyor?
- Cep telefonlarına nasıl bilgi gönderiliyor?
17- Dijital Kartvizitiniz
- Dijital Kartvizitlerimiz nasıl hazırlanır?
- Dijital Kartvizitimiz nasıl paylaşılır?
- Hibrit çözümler
- Sanal çözümler
18- Yaka Kartları & Giriş Sistemleri Entegrasyonu
- Nasıl bir giriş kayıt sistemi?
- Fiziksel kayıt sisteminin hibrit yapılarla entegrasyonu
- Online Kayıt QR geçişleri
- Kapı Kayıt sistemleri
19- Raporlama
- Kaydolanlar raporu
- Kaydolup gelenler raporu
- Gelenlerin kalma süreleri
- Sorular, yazışmalar?
20 – Yayınlama
- Webinar ya da Etkinliğinizi nerede yayınlıyoruz?
- Kim yapıyor?
- Montajlıyor muyuz?
- Özel efekt ekleniyor mu?
- Video klip oluşturuluyor mu?
Deneyimlerimiz
Solar & Storage Next Gen Fuarı Hibrit Uygulaması
31 Ağustos -2 Eylül 2023 tarihlerinde TÜYAP Fuar merkezinde düzenlenen Solar & Storage Next Gen fuarının Hibrit Uygulamasını Deal Room Events Platformu üzerinde geliştirip uyguladık. Kapı Kayıt, Deal Room Events, Pazarlama ekibi arasında koordinasyonu sağladık.